遠端工作最佳解『TP 辦公通』,開啟安全、簡單、輕便,跨裝置的雲端協作新時代 ... ...

2019-12-19 18:00   發佈者: 廖阿輝   瀏覽數: 15858    評論: 0 原作者: 廖阿輝 來自: 3C達人廖阿輝

有跟阿輝合作過的朋友一定很清楚,阿輝不喜歡用 LINE 討論公事,身為一個資安專家同時又是習慣遠端作業的自由工作者,時常被不適合不完整不安全又會產生資料保存麻煩的雲端協作工具轟炸,然後再對夥伴諄諄教誨那些不完整的工具並不適合用來遠端工作;阿輝多半都直接建議大家直接使用 email 但如果還有人進一步追問,阿輝就會建議大家使用 TP 辦公通,它除了有雲端協同專案管理與數據分析能力,同時也可以提供比 LINE 或是 Msg 此類聊天軟體更豐富完整的功能,是一個相當優異的企業通訊軟體或說辦公通訊軟體,可以私聊、群聊還能廣播、投票或設定行事曆,將所有工作的資料、訊息、檔案、排程通通整合在一起,兼顧方便性與趣味,並且因為由管理者保存所有資訊,而非掌握在第三方平台提供者手中,更便利也更安全。

遠端工作最佳解『TP 辦公通』,開啟安全、簡單、輕便,跨裝置的雲端協作新時代 @3C 達人廖阿輝

相信有些人聽過 Teampel 這個企業用溝通協作軟體,而其所屬的棣南公司推出了優化與革新後的 TP 辦公通準備替更多企業與公司單位解決雲端作業的困境,不只改善了性能也按照使用者反饋進行優化,簡化使用方式、增加豐富功能並以全新介面推出這款全方位的企業必備工具。

 

既是專案管理系統,也是多元聊天通訊軟體

首先就是大家最在意的通訊功能,有許多線上作業系統都可以雲端協作或是處理檔案不稀奇,這些連 ERP 都能做到,但是 TP 辦公通則結合了資訊處理與各種遠端協同作業與分析數據功能與即時通訊,想像一下,在公司系統中同步作業時,能馬上透過這種企業內部通訊軟體與行銷同仁即時確認方案的可行性或進度,然後從雲端中立刻撈取資料做成甘特圖,接著立刻跟主管視訊會議報告,經過核可便馬上排程進行事曆中並且所有部門中設定好的名單內相關同仁都可以即時收到排程與進度跟資料──這就是 TP 辦公通可以立即處理的事情。

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這樣的縱向與橫向連結功能再加上資料整理跟安全保障就是 TP 辦公通的優勢,可以說是結合了無法進行管理與分類、排程的通訊軟體 LINE,以及無法線上聊天但可以排程管理的 Trello 與能多元聊天交涉與排程甚至廣播但是卻沒辦法控管、整體資訊與確保資訊安全的 Slack 三者優點於一身,並且可以讓使用團隊更明確的區分公私領域,即便在公司組織內也不必加主管的 LINE 或是 FB,也不必擔心在個人頁面上發文或是修改 LINE 的動態與大頭貼會被關切、窺視,只需要有 TP 辦公通就能達到一樣的溝通效果,可以把私領域的事情留給朋友,公事上的聯繫交給 TP 辦公通。

專案管理能手,橫向傳遞連結、縱向排程都能輕鬆進行

身為良好的一個專案管理系統,必須要有極強整合能力,至少要可以把團隊成員集合並有一個良好的溝通平台以及其他便於設定排程或交辦任務的配套功能,還需要有多元化的任務檢視方式,像是清單、圖表等等,TP 辦公通不只可以達到上述兩個功能,還可以設定前導任務、追蹤任務狀態或是設定里程碑以及排定工時與自動排程,對整體團隊而言可以數據化呈現任務狀態,對個人使用上也有貼心小祕書或是個人化的視覺呈現工作狀態,還能建立知識庫與團隊共享,將重要資訊留存,即便有新進成員也能無縫接軌進入團隊,並提供關鍵字艘尋對話功能,尋找文字資料、任務跟檔案。

設定新專案中的成員也很簡單,可以直接新增專案成員,從群組聯絡人中挑選。

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TP 辦公通的專案管理功能採取分塊連結的方式,也就是將專案視為一個一個小型任務,在一項項完成的同時就能推進整個專案,並於此期間能做出細緻的管理與統籌,在完成整體大型專案必備的小型任務的過程中就可以直接檢視狀況與進度,同時做出區隔和分類;這樣看起來似乎有些硬梆梆的,但若以熱血動漫或超級英雄電影來打比方,就是範圍最大的『拯救世界』當作終極目標,其中可能會誕生多個不一定具有時間序的平行發生專案,像是『消滅當前反派』、或是『預防強大反派誕生』專案,而為了完成該項專案的過程中可能會產生小型的任務,比方說『確認反派身分』與『查明反派能力』等等任務。

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TP 辦公通能在設計的過程中就確認專案具有延續性與否,也能檢視任務之間的時間關連性,還可以設定工期或任務完成條件,並能依照時間或是其他因素手動調整細節,或是增加筆記等等資料讓人更方便檢視。

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當然,在這之間也隨時可以設定或變更參與成員、負責人身分與其他成員的權限。

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不只能新增群組,還可以再設定新部門讓管理者選擇成員;畫面中也可以看見另外有隱藏部門的選項,只要勾選『隱藏部門』就可以像是木葉忍者村的暗部一樣,在其他人不可見的狀況下活動。

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溝通再優化!小企業增強向心力、大單位增加效率

TP 辦公通不只是個優秀的專案管理系統,同時也可以用來與成員聊天、廣播,建立行事曆,能將與任務、專案或群組相關的事物都綁在一起,方便處理也更容易檢視,但不只如此,還能進行投票。

當然並非只有正經的議題上可以進行這些活動,連訂飲料、選便當或是挑選尾牙、春酒地點時都可以投票,增加工作效率同時也顧及上班需要有的趣味性,讓團隊情緒維持在高亢愉悅的狀態,相較於毫無娛樂的密集工作,在專注力以及產值上其實反而大有提升。

當然,不只是群聊也可以私訊,而且還可以共享螢幕,能一次直接共享桌面,但如果有悄悄在做別的事或偷看影片,也不用擔心可以只共享程式、視窗甚至特定區域。

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團隊密切的透過工作上的平台系統交換資訊,其實有助於強化團隊向心力,在有著公私分明的顯著區隔之下,將私人使用的社群帳號與工作系統分開,看似讓人嚴酷地割裂生活與職業,但在現在社會中,保有私領域的個人挑選性,但是在公領域上卻能同時感覺到私領域的娛樂與緊密性質,可以保護私人界線不被公事觸碰,但同時工作上與娛樂、同事與朋友間的距離感會被單向抹糊,對於團隊成員的關係緊密度大有幫助。

 

管理團隊與進度、掌握數據,簡單、容易

要建立專案非常簡單,只要開啟之後,選擇一般專案或是排程專案,再從聯絡人中設定群組成員,就能輕鬆開啟一個專案;從擷圖中可以看出這個專案,可以設定任務、筆記甚至文件來協助專案完成。

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在建立專案之後,可以開啟許多為了推進專案必須的任務,只要完成任務之後進度就會往前跑,非常容易判斷。

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也能在個人頁面之下建立行事曆,跟專案、任務或是其他資料綁在一起,立刻就能檢視目前該怎麼安排時間。

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TP 辦公通可以多頻道溝通,還能個別或群組傳送檔案、資料夾,又可以廣播推送重要資訊,還能利用投票系統統計意見,有時候用打字交涉不清楚,還可以共享螢幕,又能查詢或同步歷史訊息,如果溝通太熱烈打擾到目前工作,還能開啟勿擾模式過濾雜訊,如果加購 Zoom in 方案還能進行視訊會議;除了這些零星的功能之外,還可以把進度或是資料轉為甘特圖、長條圖等等更容易檢視的方式,對於進度的掌握能更進一步。

 

跨國跨海跨設備,PC、Mac、iOS、Android 通通沒問題

TP 辦公通預設使用 Windows 系統,只要下載後就按照螢幕指示步驟進行安裝即可,值得注意的是需要安裝用戶端跟伺服器端,不過安裝過用戶端會自動跳轉安裝伺服器端,並引導使用者完成針對管理員的設定,非常簡單,即使不是 IT 部門也不用擔心。

遠端工作最佳解『TP 辦公通』,開啟安全、簡單、輕便,跨裝置的雲端協作新時代 @3C 達人廖阿輝

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安裝完成後,終端機會自動跳出,並轉為伺服器端。

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設定好之後就可以直接使用了,這時從伺服器端可以新增成員,讓其他部門或群組成員可以從各個不同作業平台中登入,比方說使用 Mac 的人也能使用 Mac 登入直接連上伺服器來掌握狀況。

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使用 Mac 電腦的人也能輕鬆連接,就算人在國外或飯店也能隨時回到崗位上。

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在機場也能工作,完全不限時間也不限地點,都可以無縫接軌地回到專案上,不用再被綁在辦公室中。

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除了電腦之外,用手機或是平板也可以下載,並無痛使用,在 App Store 上就能下載到 TP 辦公通。

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也有 Android 版。

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如果只有公司的電腦可以用,雖然上班下班時間可以被明確切割,但是若有臨時狀況卻沒辦法即時處理,必須隨身攜帶公司用筆電或是衝回辦公室處理,非常浪費時間;有了手機版本可以直接確認,不只方便也可以更彈性化使用。

 

資訊掌握更安全,不再受制第三方

TP 辦公通是屬於私有雲通訊軟體,雖是商用、企業用並有所謂伺服器端,但無論如何管理者都是主要控制整個專案與資訊的擁有者,比起 LINE 或是 Msg 這種受控於其他公司組織的軟體,而且使用 LINE、Msg 的話還有限制傳輸檔案類型,用手機或是電腦都很不方便,而 TP 辦公通可以傳輸各種檔案,甚至能在有成員傳檔後直接引用到專案甚至任務中以供檢視,這些都是 LINE 等等通訊軟體做不到的。

最棒的是,TP 辦公通這款企業通訊軟體可以選擇完全放置在公司伺服器而非雲端中,與所有網絡切割開來,可以防止資料遭竊或是外流,放在企業伺服器中能 100 %完全掌控資料、處理數據與存取人員,完全不接觸網路或是第三方伺服器,與常見的「公有雲」有明顯區隔。

與一般通訊軟體比較之下,優劣立判。

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簡單來說,使用公有雲的話,有駭客找到適當破口就能輕鬆得到企業內部資料,但如果使用 TP 辦公通這種私有雲,就必須是詹姆士龐德等級的情報員入侵辦公室存放伺服器的位置才能取得資料。

這對於有很多機密資訊像是配方、成本或是特殊技術與專利的公司來說特別重要。

 

結語

阿輝身為資安專家對於這類資訊安全非常重視,TP 辦公通不只能滿足對安全的需求,同且也是相當良好的商用通訊軟體,不只聊天、傳檔、排程都很容易,也可以設定許多針對不同業主的專案及任務,來一一進行後檢視工作狀況,還可以設定行事曆提醒自己,對於 100% 掌握內部數據、提升團隊效率與士氣上非常有幫助!如果合作的業主也一樣使用 TP 辦公通,對於阿輝來說更是方便,不管是在家、在活動中甚至出國旅遊,只需要筆電或手機就能直接無痛使用。

目前 TP 辦公通提供 6 個月的免費體驗,而且只有限量 50 份!只要填寫 Google 表單申請就可以得到試用機會;另外,官網也有提供試用連結可以參考看看:https://www.teampel.com/zh-TW/create


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