防疫期間遠端工作最佳解法──兼顧方便、迅速、資安、便利且多工的 M+ messenger ... ...

2020-5-19 12:46   發佈者: 廖阿輝   瀏覽數: 20338    評論: 0 原作者: 3C 達人廖阿輝 來自: 3C 達人廖阿輝

阿輝是個自由工作者,幾乎所有合作對象都是具有一定規模的公司企業,而這些企業內部與外部的交流、溝通,多半還是以 Line 為主,但其實 Line 主要還是提供私人性質的服務居多,整體介面與設計也不是以正式的工作用途為主。熟知阿輝的讀者朋友一定知道阿輝不太喜歡用 Line 談公事,工作上還是要以能同時兼顧資安與工作需求的聯繫工具為主,不只比較正式,也更是為了工作上的協作溝通而設計,今天要替大家介紹的 M+ 就是這樣一款適合企業使用的軟體,有類似 Line 的介面跟溝通形式,也同時具有語音及視訊的便利功能,更能兼顧最重要的資安問題。

防疫期間遠端工作最佳解法──兼顧方便、迅速、資安、便利且多工的 M+ messenger @3C 達人廖阿輝

雖然最近疫情趨緩,但是這種無法預期的突發情形一旦產生再開始尋找適合的協作軟體,其實就已經來不及了,商場上的機會瞬息萬變,已經開始使用 M+ 的公司就能照常工作,不用等到有需求時才在急著尋找遠端協作軟體;或許有人會說疫情終將結束,以後 M+ 就沒有用了,但即便這波疫情過去,沒人能擔保以後不會有需要遠端工作的情況發生,而且,在全球化日漸密切的現代,不同國家或城市之間的聯繫重要性也隨之提升,再者,工作與職業型態改變,也有可能公司同仁並不會聚在同一個辦公室中,碰面機會少但聯繫需求變多,也促使遠端協作軟體變得更重要;更能讓企業增加彈性,來因應社會與潮流的變化,所以專為企業打造的遠端協作軟體對企業來說,更是不可或缺。

 

M+ 資安考量第一

M+ 的訊息加密與驗證採用 https、AES 加密與 session key,並且經過白帽駭客的驗證,可避免傳訊過程中的攻擊,而且內容跟號碼等重要參數都經過加密處理,也無法透過傳輸資訊看到經過加密的內容,再者,它的雲端機房獲 ISO 27001、27011 資訊安全,ISO 27018、29100 及 BS 10012 個資隱私保護認證,所有資料保存三到六個月,不過可依企業需求另行備份或是延長保存時間。

另外,創建群組時,也有提供密碼審核和組長審核兩種控管機制,讓組長得以過濾加入成員的身份,群組不必再擔心像 Line 一樣有不明人士或廣告訊息亂入,資安更有保障。

除了資料保存、審核機制密不透風可以保障資安之外,企業還可選擇浮水印功能,圖片會壓上特殊編碼可以追蹤出處,不用擔心遭到盜用,也不用把資料下載後使用 PS 或其他軟體加工,不只耗時又麻煩,還需要技術能力,用 M+只要選擇浮水印按鍵即可輕鬆完成。

怎麼做呢? 在傳送圖片時,點下浮水印,就會看見標籤轉換顏色,表示已經啟動浮水印功能,傳出這張照片後就可以看到上面已經壓了浮水印。

防疫期間遠端工作最佳解法──兼顧方便、迅速、資安、便利且多工的 M+ messenger @3C 達人廖阿輝  防疫期間遠端工作最佳解法──兼顧方便、迅速、資安、便利且多工的 M+ messenger @3C 達人廖阿輝防疫期間遠端工作最佳解法──兼顧方便、迅速、資安、便利且多工的 M+ messenger @3C 達人廖阿輝

這些功能就是為了保證企業內的機密永不外洩,之前鬧得很大的 ZOOM 問題相信大家都知道,就連行政院資通安全處都已經要求公務機關停用 ZOOM 作為視訊會議工具,這是非常嚴重的事情,等於是政府認定 ZOOM 有資安疑慮了,而且不只是使用 ZOOM 危險,就連經由 ZOOM 技術轉移或是衍生的程式也都暴露在危險當中;這種時候更彰顯出 M+ 的四大保密機制之強悍,等於所有資訊都綁在內部雲端機房,不用擔心被控管或是外洩的問題。

 

溝通無礙,遠端協作者必備!

M+ 提供了雙向視訊的功能,阿輝特別提醒大家,在疫情的期間真的不適合群聚,更不用說近距離的溝通,像是保險業務或是金融從業人員需要進行一對一溝通或表單檢視,如果使用 M+,就只需要透過雙向視訊確認被保人資料與狀況,並且結束後可直接將側錄畫面傳送到 M+雲端機房中,不用經過業務或是公司成員的私人裝置,安全謹慎不留痕跡,又可以避免人員集中在同一處所,一舉兩得。

除了雙向視訊,多方視訊也沒有問題,最多可容納 30 人同時線上討論,也能進行投影片分享跟畫面切換的功能,可與其他城市或國家的客戶或夥伴進行會議,在防疫期間,遠端視訊開會不只能讓遠隔兩地的人能參與會議,同時也可以保護所有與會成員遠離感染風險。

M+還有雙向訊息的功能,企業可以從企業帳號發送訊息後由員工點選選項回覆,或是回覆文字內容,一旦回覆就可以立即在企業後台收到資料,比起 Email 或是 Line 的資訊更加快速,也能更即時收集與統計資訊。比方說在防疫期間就可以透過 M+記錄所有員工回報的體溫與身體狀況,密切掌握員工健康。

公司通訊錄更方便

M+也有公司通訊錄功能,進入企業帳號後,只要輸入一個關鍵字,不只是名字,部門、eMail 甚至是電話分機等等都可以查詢得到,不用再擔心緊急要找同事的時候找不到了;如果因為居家辦公有緊急狀況需要找其他部門同事,不用再問來問去,用 M+ 就可以找到該找的人,這功能可以說是相當好用。

防疫期間遠端工作最佳解法──兼顧方便、迅速、資安、便利且多工的 M+ messenger @3C 達人廖阿輝

方便即時,一個 M+聊天、工作一應俱全

M+群組溝通還有各種貼心設計,可針對訊息回覆,這樣不只更清晰更明確也不會在一片群聊的茫茫訊息海中消失不見;阿輝自己就有過在群組中提出重要事項,但是被其他閒聊訊息洗掉之後沒人注意到正事的經驗,有這種引用訊息回覆的功能就能降低此類狀況發生。

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而且有用 Line 的朋友就知道,在群組中只能看到幾個人已讀,完全沒有辦法確認是誰根本沒看到訊息,但使用 M+ 就可以清楚追蹤沒看到訊息的人,雖然有點赤裸,但畢竟是企業用的軟體,確保資訊完整地傳達到群組中的每一個人身上是非常重要的。

當然除了可以文字訊息通話外,也可以直接語音通話,企業還可使用 M+行動分機功能,若撥出後響三聲未接,通話會從直接從桌機轉到手機中,更能確保不會遺漏任何重要的來電。

防疫期間遠端工作最佳解法──兼顧方便、迅速、資安、便利且多工的 M+ messenger @3C 達人廖阿輝

在 M+中也有提供預約訊息功能,讓人在半夜或是各種不方便的時間,猛然想起重要聯繫事項時,也不用擔心傳訊息會打擾他人,只要選取預約訊息就可以設定在什麼時候傳訊息給誰,這個訊息就會跟鬧鐘一樣,在適當的時刻準時傳達給對方,完全不用擔心影響別人,或是被員工投訴半夜傳訊息騷擾,等於變相加班的狀況。

使用方式超簡單,只要點下長得像鬧鐘的預約訊息,就會跳出選單,不只是可以打字,也能傳照片、直接拍照甚至語音,接著就會跳出可以鍵入內容的對話框,以及對象、時間等選項。

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可以直接點通訊錄選擇要傳送的朋友,或是群組,接著就會顯示一則已經預約的訊息,還可以看出預約的時間;最後跳回選單時,預約訊息的圖示上面就會出現一個『1』。

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並且在對內的訊息佈達上,M+企業帳號除了統一發佈公告給全員工外,還有企業佈告欄功能,可以透過企業帳號對全公司發佈訊息,不僅限於文字,也可以附帶圖片或檔案,並且手機就能直接查看不必透過公司內網,比起 Mail 更即時方便。

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並且布告欄可以留存所有公告,大家都可以隨時檢閱所有歷史公告;阿輝是覺得在防疫期間這項功能更是重要,可以透過布告欄傳遞跟疫情相關資訊提醒員工注意防疫或是避開某些地區,也能透過這個功能追蹤歷史脈絡,強化防疫。

手機版、免安裝網頁版都好用

最後就是阿輝實際體驗使用介面的經驗分享,不管是 IOS 或是 Android 都有提供 M+ 手機版,下載完、打開 APP 之後便是一連串的設定,只要按照螢幕指示進行即可,相當容易。

進入之後也會有好幾個針對功能的簡易說明,當然已經知道的朋友可以跳過;網頁版、手機版及平板的資訊會同步這點真的很方便,完全落實遠端工作時可能會變更使用工具的宗旨,不管在家或出差都可以無礙接上之前工作進度。

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接著就能開始使用手機版 M+了,是不是超級快?還不太熟悉功能的新朋友也可以透過測試帳號確認企業帳號的功能與狀況。

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結語

M+有基本通訊軟體的所有優勢與功能,外加 EIM 提供企業內部溝通工具 ( EIM, Enterprise Instant Messaging ),提供有效率、零時差的服務。企業可透過 M+ 進行訊息佈達,員工亦可依公司組織或工作專案組成所需群組,以提升迅速分層傳達訊息與管理之效,還有公司通訊錄方便查詢同事,同時也兼顧上班族的日常需求像是禮物贈送、紅包與付款等等功能。

除此之外使用功能介面類似 LINE 等聊天軟體,但又保留了企業通訊的優勢,可以快速適應以 M+ 進行之遠端協作,同時兼顧資安,一方面不用花過多時間上手,也不用擔心資訊外洩,介面乾淨沒有廣告,也沒有奇怪 BANNER 或是自動彈出廣告與訊息,隨時可以啟動視訊召開會議,還可以分享桌面,方便迅速;阿輝實際是用完一輪之後,覺得不只工作、交流與溝通都很方便,還有很多像是企業通訊錄或是浮水印等等平常很容易用到,但是在其他通訊軟體中都沒有出現的功能,當然不能說不用 M+ 就無法運作,但把相關的功能整合在一起,用一個 M+ 就可以同時達到企業帳號營運與管理、個人私下閒聊、工作或是群組溝通,等於是把所有於公於私都實用的小巧思集合在同一個程式上,又還有網頁版同步更方便,且在資安上也很有保障,在防疫視同作戰的現在,更需要這種遠端協作工具,相當值得推薦。


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