更快、更強、更完整,最強表單外勤筋斗雲來了

2020-9-8 15:19   發佈者: 廖阿輝   瀏覽數: 3283    評論: 0 原作者: 3C 達人廖阿輝 來自: 3C 達人廖阿輝

相信曾經當過上班族的人都會有一樣的困擾,就是跟不同單位間的橫向溝通沒效率,上下簽呈或批准也一樣繁複惱人,對外交涉也一樣冗長,許多決策需要即效性,一層層上簽、一層層往下傳遞,最終執行的員工也可能因為錯失機會沒獲得期望中效益,又或者是說不同部門間的協調作業延宕了工作時機。外勤筋斗雲就是為了解決這種困境存在讓團隊成員可以專注在工作的表現與成績上,減少行政作業時間,讓企業能更專注核心事業中。 

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身為一個自由工作者,也許有人會以為一條龍的自幹工作方式不需要有太多使用機會,但這其實是誤會,阿輝懶得出門也不太喜歡講電話,不管是交代小編發文或是跟經紀人溝通,或是整理過往合作過廠商與專案資料時,外勤筋斗雲就能提供協助,畢竟科技來自於惰性,阿輝絕對願意花更多時間整理資料只為了下次能更省事,所以只要是能節約時間與力氣的方式,阿輝是不會錯過的。

外勤筋斗雲表單三大優勢,從收集、功能設定、彙整資料都沒問題

1. 功能齊全,操作簡單

聽到收集資料,大家一定第一個都想到免費的 GOOGLE 表單!GOOGLE 表單使用起來相當直覺簡單,可以一眼便知表單標題、說明與問題還有選項等等資訊,可以使用不同使用選項,也可以簡答及設計下拉式選單。 

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但是如果問題數量一多,就要一項一項、一題一題填入超級花時間,而且即使是延伸問題也一樣要把原始問題重新再鍵入,其實相當麻煩,只要問題或選項稍微複雜,就會讓人想直接放棄。

這就是外勤筋斗雲的優勢之一,表單的建置簡單直覺之外,還可以用拖曳的方式自己選擇要使用的模式,不管是新增表格與進行簽核,甚至可以上傳照片、定位打卡、電子簽名應有盡有! 

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甚至可以更進一步的在表單選擇放置計算元件、交叉表區塊,類似把 excel 拉近整個表單中,填寫之餘也可以計算,更精準也更彈性,符合不同的企業型態以及工作方式。

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想要編輯內容只要在拖曳進框框的選單中按下右邊的筆狀圖案即可填入內容,想要移除錯誤的內容只要按下筆型圖案右邊的紅色叉叉就可以整塊刪除,既快又方便、直覺。

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2. 權限設置,設計周到

還可以設定可填寫對象,取消勾選「所有人員均可填寫」之後,就會跳出選項,可以根據部門或是組織設定,也可以直接選擇可填寫人員,設計得相當周到。

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可填寫表單人員設定好後,連可讀取回條的人員也可以設定。可以「所有人都可以讀取」也可以區分不同人員是否可以讀取,而且選項的設計非常貼和使用狀況,一般頂多設定為「全部」或是「根據組織部門」,或是偷懶一點,跟可填寫表單人員一樣以單位區分,但外勤筋斗雲細緻地想到是否能讀取資料必定跟權限有關,於是拉出了「資料權限」的選項,連這種小地方注意到了,非常值得推崇。 

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3. 報表分析,交叉比對

外勤筋斗雲除了建置內容的速度上優於 GOOGLE 表單之外,GOOGLE 表單雖然可以整理回覆內容,並轉為適合檢視的方式,如圓餅圖,但比較適合僅限一次的資料收集與整理,沒辦法細緻地對比前後不同資料,也沒辦法在每一個環節中都能自訂適合的內容。

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外勤筋斗雲不同,它不只可以全方位的按照需求訂立資訊,可以長期比對整合而得的資料、設定細緻的權限差異,並在進行中也有許多不同小巧思來幫助使用者更快處理事務,只要進入樞紐分析表,就可以看到各種不同的統計圖。

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說到這邊可能還是會有朋友好奇,外勤筋斗雲到底是怎樣的服務?簡單來說,是一個企業外勤管理的整合平台,而其中的表單功能就有點像是更精緻、更多工的 GOOGLE 表單,有用過 GOOGLE 表單的朋友就會知道,那是非常適合用來發表問卷的工具,有 14 種基礎功能可以符合九成的民調需求,像是選項需要一個一個鍵入,仍屬於比較簡易型的服務類型。

外勤筋斗雲表單實際應用評測

接著就來到表單實際應用比較的部分了,剛剛已經有簡單說明過 GOOGLE 表單與外勤筋斗雲的差異了,相信有用過 GOOGLE 表單的朋友都會知道,使用簡便且直覺一直是它的一大特點,但是因為簡便,因應不同公司狀態跟表單需要的變化性也就無可避免的少了一些;外勤筋斗雲則不然,從一開始建立表單就可以選擇套用樣式,更快速、更簡便、更直覺。

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面面俱到,滿足各行各業企業所需

基本上外勤筋斗雲提供的表單資訊與內容和其他設定已經可以滿足許多不同型態的需求了,更不用說還可以自由填入編輯和進階設定;今天阿輝想要示範給大家看的是「 業務報價單」,相關的示意可以往下瞧瞧~

  • 表單資訊-基礎設置不馬虎

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選擇樣板後可以看到一些預設選項,先設定表單資訊,除了標題、編號和分類外,甚至可以簡單放置 LOGO 或是客製化的頁首跟頁尾。

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  • 表單內容-實用設計,更人性化的使用

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再來,可以編輯表單欄位內容,外勤筋斗雲提供 21 種項目元件,想要新增任何內容只要直接從左側選單內,拖曳進右邊的表單框框範圍內即可,想要修改也非常簡單,可以按下題目旁邊的藍色筆型圖案直接進入編輯頁面。

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看到這邊或許會有朋友覺得,拖曳雖方便,但不如 GOOGLE 表單在填入選項時甚至會自動切換成適合的答案類別,對吧?沒錯,有時候在提問時系統會自動偵測出正確的答案類別,比方說「姓名」就會直接自動跳出「簡答」的答案選項;而「對於本次內容文字滿意度」就自動跳出「線性刻度」。

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但是這種自動偵測也有失準的時候,即便是類似的問題也很有可能會跳出相異的答案選項,像是「對於本次圖片品質滿意度」就是跳出「選擇題」。在這種情況下,不精準的自動偵測雖然可以手動調整,但是還不如完全依照使用者需要而自己選擇、拖曳的項目更方便一些。

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而且,在 GOOGLE 表單上類似單選多選的問題,都需要一格一格自己填入,選項如果太多和複雜會影響到版面長度與填寫難度,外勤筋斗雲在設定時除了一般設定之外,也有實用的進階設定,像是預設值、輸入方式、顯示設定、欄位代碼等等。

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這些都是讓使用者更人性化的作業,舉例來說,單選項目在設定時就可以選擇自輸、常用選項、系統欄位或關聯欄位四種選擇,可以將常用的選項事先建置,就不需要再一一輸入,甚至當選項過多時還可以做分層設定,讓 APP 端操作可以快速依分類選取想要的項目

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